Närvarostatistik

Du kan kontrollera den ursprungliga närvaroposten samt skapa och exportera närvarorapporten baserat på de beräknade närvarodata.

Få en överblick över de anställdas närvarodata

Du kan söka efter och visa den anställdes närvarodata i klienten, inklusive närvarotid, närvarostatus, kontrollpunkt osv.

Innan du börjar

• Du måste lägga till organisationer och personer i modulen Person, och personerna måste ha dragit sina kort. Mer information finns i Personhantering.
• Beräkna närvarodata.

Steg

1. Öppna modulen Tid och närvaro.

2. Klicka på Närvarostatistik → Närvaropost.

3. Ställ in start- och sluttiden för den närvaro du vill söka efter.

4. Ställ in övriga sökvillkor, inklusive avdelning, namn och person-ID.

5. Välj datakälla som Alla, Ursprungliga poster på enheten eller Manuellt hanterade poster.

6. Valfritt: Klicka på Hämta händelser från enhet för att hämta närvarodata från enheten.

   Det finns två metoder för att hämta närvarohändelser från enheten: Online och Importera fil. Mer information om åtgärderna finns i Hämta händelser från enhet.

7. Valfritt: Klicka på Återställ för att nollställa alla sökvillkor och redigera dem igen.

8. Klicka på Sök.

9. Valfritt: Utför en av följande åtgärder för de sökresultat som visas.

   Åtgärd	Beskrivning
   Redigera närvarostatus	Välj en felaktig post, dubbelklicka på fältet i kolumnen Närvarostatus och välj i rullgardinsmenyn för att redigera en enskild närvarostatus. Markera två eller flera felaktiga poster, klicka på Redigera närvarostatus uppe till vänster och välj i rullgardinsmenyn för att redigera flera närvarostatusar samtidigt.
   Skapa rapport	Klicka på Rapport för att skapa närvarorapporten.
   Exportera rapport	Klicka på Exportera och välj sökväg för att exportera närvarorapporten (CSV-fil) till den lokala datorn.
   Anpassad export	Klicka på Anpassad rapport och ställ in villkor för att exportera närvaroposter efter dina behov. Mer information finns i Anpassad export av närvaroposter.

Anpassad export av närvaroposter

När du har visat den anställdes närvarodata kan du exportera närvaroposterna efter dina behov.

Innan du exporterar de närvaroposter du behöver måste du söka fram och hämta den anställdes närvarodata. Mer information finns i Få en överblick över de anställdas närvarodata.

Klicka på Anpassad export för att ställa in den relaterade informationen.

Start-/sluttid

Du kan ställa in start- och sluttiden för att exportera närvaroposter.

Sökväg att spara

Du kan välja filsökvägen för att spara närvaroposter.

Filnamn

Filen namnges enligt det faktiska exportdatumet. Du kan välja datumformat, till exempel dd-MM-yyyy och dd-MM-yy.

Format

Du kan exportera de ursprungliga närvaroposterna i formaten .TXT och .CSV.

Avgränsare

Du kan välja att ha eller inte ha avgränsare (inklusive komma, mellanslag, tabb) för att separera olika poster i den exporterade filen.

Exportera

Du kan välja vilka poster du behöver exportera, inklusive ID, personnamn, avdelning, datum osv.

Standardvärde

När det inte finns någon information för den post du har valt att exportera kan du ange ett standardvärde som ersätter det tomma fältet.

Konfigurera rapportvisning

Du kan konfigurera vilket innehåll som visas i närvarorapporten, till exempel företagsnamn, logotyp, datumformat, tidsformat och markering.

Steg

1. Öppna modulen Tid och närvaro.

2. Klicka på Närvarostatistik → Rapportvisning.

3. Ställ in visningsinställningarna för närvarorapporten.

   Företagsnamn

   Ange ett företagsnamn för att visa namnet i rapporten.

   Markering av närvarostatus

   Ange markeringen och välj färg. De relaterade fälten för närvarostatus i rapporten visas med markeringen och färgen.

   Helgmarkering

   Ange markeringen och välj färg. Helgfälten i rapporten visas med markeringen och färgen.

4. Klicka på Spara.

Skapa direktrapport

Det går att skapa en rad närvarorapporter manuellt för att visa de anställdas närvaroresultat.

Innan du börjar

Beräkna närvarodata.

Steg

1. Öppna modulen Tid och närvaro.
2. Klicka på Närvarostatistik → Rapport.
3. Välj en rapporttyp.
4. Välj avdelning eller person för att visa närvarorapporten.
5. Ställ in start- och sluttiden under vilken närvarodata ska visas i rapporten.
6. Klicka på Rapport för att skapa statistikrapporten och öppna den.

Skicka rapport regelbundet

Klienten stöder flera rapporttyper, och du kan fördefiniera rapportinnehållet så att rapporten skickas automatiskt till den e-postadress du konfigurerat.

Steg

1. Öppna modulen Tid och närvaro.

2. Klicka på Närvarostatistik → Skicka rapport regelbundet.

3. Klicka på Lägg till för att öppna sidan för att lägga till en anpassad rapport.

4. Ställ in rapportinnehållet.

   Rapportnamn

   Ange ett namn för rapporten.

   Rapporttyp

   Välj en rapporttyp så skapas denna rapport.

   Rapporttid

   Vilken tid som kan väljas kan variera för olika rapporttyper.

   Person

   Välj de tillagda personer vars närvaroposter ska tas med i rapporten.

   Du kan se de valda personerna till höger i området Person.

5. Ställ in schemat för att skicka rapporten till e-postadressen/-adresserna automatiskt.

   Funktionen Skicka e-post automatiskt är aktiverad som standard.

   1. Ställ in den Giltighetsperiod under vilken klienten skickar rapporten på de valda sändningsdagarna.

   2. Välj de Sändningsdagar då klienten ska skicka rapporten.

   3. Ställ in den Sändningstid då klienten ska skicka rapporten.

      Exempel: Om du ställer in giltighetsperioden till 2018-03-10 till 2018-04-10, väljer fredag som sändningsdag och ställer in sändningstiden till 20:00:00, skickar klienten rapporten klockan 20 på fredagar under perioden 2018-03-10 till 2018-04-10.

      Se till att närvaroposterna beräknas före sändningstiden. Du kan beräkna närvarodata manuellt, eller ställa in ett schema så att klienten kan beräkna data automatiskt varje dag. Mer information finns i Beräkna närvarodata.

   4. Ange mottagarens e-postadress(er).

      Upp till 5 e-postadresser kan läggas till. Du kan klicka på + för att lägga till en ny e-postadress.

   5. Valfritt: Klicka på Förhandsgranska för att se e-postinformationen.

6. Klicka på OK.

7. Valfritt: När du har lagt till den anpassade rapporten kan du göra en eller flera av följande åtgärder:

   Åtgärd	Beskrivning
   Redigera rapport	Välj en tillagd rapport och klicka på Redigera för att redigera dess inställningar.
   Ta bort rapport	Välj en tillagd rapport och klicka på Ta bort för att ta bort den.
   Skapa rapport	Välj en tillagd rapport och klicka på Rapport för att skapa rapporten direkt och visa rapportdetaljerna.