Läsnäolotilastot

Voit tarkistaa alkuperäisen läsnäolomerkinnän sekä luoda ja viedä läsnäoloraportin laskettujen läsnäolotietojen pohjalta.

Yleiskatsaus työntekijöiden läsnäolotietoihin

Voit hakea ja tarkastella työntekijän läsnäolotietoja asiakasohjelmassa, mukaan lukien läsnäoloaika, läsnäolotila, leimauspiste ja niin edelleen.

Ennen kuin aloitat

• Sinun on lisättävä organisaatiot ja henkilöt Henkilö-moduulissa, ja henkilöiden on täytynyt lukea korttia. Lisätietoja on kohdassa Henkilöiden hallinta.
• Laske läsnäolotiedot.

Vaiheet

1. Avaa Työaika ja läsnäolo -moduuli.

2. Napsauta Läsnäolotilastot → Läsnäolomerkintä.

3. Aseta haettavan läsnäolon alkamis- ja päättymisaika.

4. Aseta muut hakuehdot, mukaan lukien osasto, nimi ja henkilön ID.

5. Valitse tietolähteeksi Kaikki, Alkuperäiset merkinnät laitteella tai Manuaalisesti käsitellyt merkinnät.

6. Valinnainen: Hae läsnäolotiedot laitteelta napsauttamalla Hae tapahtumat laitteelta.

   Läsnäolotapahtumien hakemiseen laitteelta on kaksi tapaa: Verkossa ja Tuo tiedosto. Lisätietoja toiminnoista on kohdassa Hae tapahtumat laitteelta.

7. Valinnainen: Nollaa kaikki hakuehdot napsauttamalla Nollaa ja muokkaa hakuehtoja uudelleen.

8. Napsauta Hae.

9. Valinnainen: Suorita näytetyille hakutuloksille jokin seuraavista toiminnoista.

   Toiminto	Kuvaus
   Muokkaa läsnäolotilaa	Valitse yksi virheellinen merkintä, kaksoisnapsauta Läsnäolotila-sarakkeen kenttää ja valitse avattavasta luettelosta muokataksesi yhtä läsnäolotilaa. Valitse kaksi tai useampi virheellinen merkintä, napsauta vasemmassa yläkulmassa Muokkaa läsnäolotilaa ja valitse avattavasta luettelosta muokataksesi useita läsnäolotiloja kerralla.
   Luo raportti	Luo läsnäoloraportti napsauttamalla Raportti.
   Vie raportti	Napsauta Vie ja valitse tallennuspolku viedäksesi läsnäoloraportin (CSV-tiedosto) paikalliseen tietokoneeseen.
   Mukautettu vienti	Napsauta Mukautettu raportti ja aseta ehdot viedäksesi läsnäolomerkinnät todellisen tarpeen mukaan. Lisätietoja on kohdassa Mukautettu läsnäolomerkintöjen vienti.

Mukautettu läsnäolomerkintöjen vienti

Kun olet tarkastellut työntekijän läsnäolotietoja, voit viedä läsnäolomerkinnät todellisen tarpeen mukaan.

Ennen tarvittavien läsnäolomerkintöjen vientiä sinun on haettava ja noudettava työntekijän läsnäolotiedot. Lisätietoja on kohdassa Yleiskatsaus työntekijöiden läsnäolotietoihin.

Aseta asianomaiset tiedot napsauttamalla Mukautettu vienti.

Alkamis-/päättymisaika

Voit asettaa läsnäolomerkintöjen viennin alkamis- ja päättymisajan.

Tallennuspolku

Voit valita tiedostopolun läsnäolomerkintöjen tallentamiseen.

Tiedoston nimi

Tiedosto nimetään todellisen vientipäivämäärän mukaan. Voit valita päivämäärän muodon, kuten dd-MM-yyyy ja dd-MM-yy.

Muoto

Voit viedä alkuperäiset läsnäolomerkinnät .TXT- ja .CVS-muodoissa.

Erotin

Voit valita, käytetäänkö erottimia (mukaan lukien pilkku, välilyönti, sarkain) eri kohteiden erottamiseen viedyssä tiedostossa.

Vie

Voit valita vietävät kohteet, mukaan lukien ID, henkilön nimi, osasto, päivämäärä ja niin edelleen.

Oletusarvo

Kun vietäväksi valitulle kohteelle ei ole tietoja, voit asettaa oletusarvon korvaamaan tyhjän kohdan.

Raportin näytön määritys

Voit määrittää läsnäoloraportissa näytettävän sisällön, kuten yrityksen nimen, logon, päivämäärämuodon, aikamuodon ja merkin.

Vaiheet

1. Avaa Työaika ja läsnäolo -moduuli.

2. Napsauta Läsnäolotilastot → Raportin näyttö.

3. Aseta läsnäoloraportin näyttöasetukset.

   Yrityksen nimi

   Syötä yrityksen nimi näyttääksesi nimen raportissa.

   Läsnäolotilan merkki

   Syötä merkki ja valitse väri. Raportin läsnäolotilan asianomaiset kentät näytetään tällä merkillä ja värillä.

   Viikonlopun merkki

   Syötä merkki ja valitse väri. Raportin viikonloppukentät näytetään tällä merkillä ja värillä.

4. Napsauta Tallenna.

Pikaraportin luominen

Asiakasohjelma tukee sarjan läsnäoloraporttien luomista manuaalisesti työntekijöiden läsnäolotulosten tarkastelemiseksi.

Ennen kuin aloitat

Laske läsnäolotiedot.

Vaiheet

1. Avaa Työaika ja läsnäolo -moduuli.
2. Napsauta Läsnäolotilastot → Raportti.
3. Valitse raporttityyppi.
4. Valitse osasto tai henkilö läsnäoloraportin tarkastelua varten.
5. Aseta alkamis- ja päättymisaika, jolta läsnäolotiedot näytetään raportissa.
6. Luo tilastoraportti ja avaa se napsauttamalla Raportti.

Raportin säännöllinen lähettäminen

Asiakasohjelma tukee useita raporttityyppejä, ja voit määrittää raportin sisällön etukäteen, jolloin se voi lähettää raportin automaattisesti määrittämääsi sähköpostiosoitteeseen.

Vaiheet

1. Avaa Työaika ja läsnäolo -moduuli.

2. Napsauta Läsnäolotilastot → Lähetä raportti säännöllisesti.

3. Avaa mukautetun raportin lisäyssivu napsauttamalla Lisää.

4. Aseta raportin sisältö.

   Raportin nimi

   Syötä raportille nimi.

   Raporttityyppi

   Valitse yksi raporttityyppi, jonka mukaan raportti luodaan.

   Raporttiaika

   Valittavissa oleva aika voi vaihdella eri raporttityypeillä.

   Henkilö

   Valitse lisätty henkilö(t), joiden läsnäolomerkinnöistä raportti luodaan.

   Voit tarkastella valittuja henkilöitä Henkilö-alueen oikealla puolella.

5. Aseta aikataulu raportin lähettämiseksi sähköpostiosoitteeseen (osoitteisiin) automaattisesti.

   Lähetä sähköposti automaattisesti -toiminto on oletusarvoisesti käytössä.

   1. Aseta Voimassaoloaika, jonka aikana asiakasohjelma lähettää raportin valittuina lähetyspäivinä.

   2. Valitse Lähetyspäivä(t), joina asiakasohjelma lähettää raportin.

   3. Aseta Lähetysaika, jolloin asiakasohjelma lähettää raportin.

      Esimerkki: Jos asetat voimassaoloajaksi 10.3.2018–10.4.2018, valitset lähetyspäiväksi perjantain ja asetat lähetysajaksi 20.00.00, asiakasohjelma lähettää raportin klo 20 perjantaisin ajanjaksolla 10.3.2018–10.4.2018.

      Varmista, että läsnäolomerkinnät on laskettu ennen lähetysaikaa. Voit laskea läsnäolotiedot manuaalisesti tai asettaa aikataulun, jolloin asiakasohjelma voi laskea tiedot automaattisesti joka päivä. Lisätietoja on kohdassa Laske läsnäolotiedot.

   4. Syötä vastaanottajan sähköpostiosoite(et).

      Sähköpostiosoitteita voi lisätä enintään 5. Voit lisätä uuden sähköpostiosoitteen napsauttamalla +.

   5. Valinnainen: Tarkastele sähköpostin tietoja napsauttamalla Esikatselu.

6. Napsauta OK.

7. Valinnainen: Mukautetun raportin lisäämisen jälkeen voit tehdä yhden tai useamman seuraavista:

   Toiminto	Kuvaus
   Muokkaa raporttia	Valitse lisätty raportti ja muokkaa sen asetuksia napsauttamalla Muokkaa.
   Poista raportti	Valitse lisätty raportti ja poista se napsauttamalla Poista.
   Luo raportti	Valitse lisätty raportti ja luo raportti välittömästi napsauttamalla Raportti, jolloin voit tarkastella raportin tietoja.