Aanwezigheidsstatistieken

U kunt de oorspronkelijke aanwezigheidsregistratie bekijken en op basis van de berekende aanwezigheidsgegevens het aanwezigheidsrapport genereren en exporteren.

Overzicht van de aanwezigheidsgegevens van medewerkers krijgen

U kunt de aanwezigheidsgegevens van de medewerker op de client zoeken en bekijken, waaronder de aanwezigheidstijd, de aanwezigheidsstatus, het controlepunt, enz.

Voordat u begint

• U moet organisaties en personen toevoegen in de module Persoon en de personen moeten hun kaart hebben gescand. Raadpleeg voor meer informatie Persoonsbeheer.
• Bereken de aanwezigheidsgegevens.

Stappen

1. Open de module Tijd en aanwezigheid.

2. Klik op Aanwezigheidsstatistieken → Aanwezigheidsregistratie.

3. Stel de begintijd en eindtijd van de aanwezigheid in waarop u wilt zoeken.

4. Stel andere zoekvoorwaarden in, waaronder afdeling, naam en persoons-ID.

5. Selecteer als gegevensbron Alle, Oorspronkelijke registraties op apparaat of Handmatig verwerkte registraties.

6. Optioneel: Klik op Gebeurtenissen ophalen van apparaat om de aanwezigheidsgegevens van het apparaat op te halen.

   Er zijn twee methoden om aanwezigheidsgebeurtenissen van het apparaat op te halen: Online en Bestand importeren. Raadpleeg voor meer informatie over de bewerkingen Gebeurtenissen ophalen van apparaat.

7. Optioneel: Klik op Resetten om alle zoekvoorwaarden te resetten en de zoekvoorwaarden opnieuw te bewerken.

8. Klik op Zoeken.

9. Optioneel: Voer voor de weergegeven zoekresultaten een van de volgende bewerkingen uit.

   Bewerking	Beschrijving
   Aanwezigheidsstatus bewerken	Selecteer één onjuiste registratie, dubbelklik op het veld in de kolom Aanwezigheidsstatus en selecteer een waarde uit de vervolgkeuzelijst om één aanwezigheidsstatus te bewerken. Vink twee of meer onjuiste registraties aan, klik op Aanwezigheidsstatus bewerken in de linkerbovenhoek en selecteer een waarde uit de vervolgkeuzelijst om meerdere aanwezigheidsstatussen tegelijk te bewerken.
   Rapport genereren	Klik op Rapport om het aanwezigheidsrapport te genereren.
   Rapport exporteren	Klik op Exporteren en selecteer een opslagpad om het aanwezigheidsrapport (CSV-bestand) naar de lokale pc te exporteren.
   Aangepast exporteren	Klik op Aangepast rapport en stel voorwaarden in om de aanwezigheidsregistraties naar wens te exporteren. Raadpleeg voor meer informatie Aanwezigheidsregistraties aangepast exporteren.

Aanwezigheidsregistraties aangepast exporteren

Nadat u de aanwezigheidsgegevens van de medewerker hebt bekeken, kunt u de aanwezigheidsregistraties naar wens exporteren.

Voordat u de benodigde aanwezigheidsregistraties exporteert, moet u de aanwezigheidsgegevens van de medewerker zoeken en ophalen. Raadpleeg voor meer informatie Overzicht van de aanwezigheidsgegevens van medewerkers krijgen.

Klik op Aangepast exporteren om de bijbehorende informatie in te stellen.

Begin-/eindtijd

U kunt de begin- en eindtijd voor het exporteren van aanwezigheidsregistraties instellen.

Opslagpad

U kunt het bestandspad selecteren voor het opslaan van aanwezigheidsregistraties.

Bestandsnaam

Het bestand krijgt een naam op basis van de werkelijke exportdatum. U kunt de datumnotatie selecteren, zoals dd-MM-yyyy en dd-MM-yy.

Indeling

U kunt de oorspronkelijke aanwezigheidsregistraties exporteren in de indelingen .TXT en .CVS.

Scheidingsteken

U kunt kiezen om wel of geen scheidingstekens (waaronder komma, spatie, tab) te gebruiken voor het scheiden van verschillende items in het geëxporteerde bestand.

Exporteren

U kunt de items selecteren die u wilt exporteren, waaronder ID, naam van persoon, afdeling, datum, enz.

Standaardwaarde

Wanneer er geen informatie is voor het item dat u hebt geselecteerd om te exporteren, kunt u een standaardwaarde instellen om de lege ruimte te vervangen.

Rapportweergave configureren

U kunt de weergegeven inhoud in het aanwezigheidsrapport configureren, zoals de bedrijfsnaam, het logo, de datumnotatie, de tijdnotatie en de markering.

Stappen

1. Open de module Tijd en aanwezigheid.

2. Klik op Aanwezigheidsstatistieken → Rapportweergave.

3. Stel de weergave-instellingen voor het aanwezigheidsrapport in.

   Bedrijfsnaam

   Voer een bedrijfsnaam in om de naam in het rapport weer te geven.

   Markering aanwezigheidsstatus

   Voer de markering in en selecteer de kleur. De bijbehorende velden van de aanwezigheidsstatus in het rapport worden met de markering en kleur weergegeven.

   Weekendmarkering

   Voer de markering in en selecteer de kleur. De weekendvelden in het rapport worden met de markering en kleur weergegeven.

4. Klik op Opslaan.

Direct rapport genereren

Het is mogelijk om handmatig een reeks aanwezigheidsrapporten te genereren om de aanwezigheidsresultaten van de medewerkers te bekijken.

Voordat u begint

Bereken de aanwezigheidsgegevens.

Stappen

1. Open de module Tijd en aanwezigheid.
2. Klik op Aanwezigheidsstatistieken → Rapport.
3. Selecteer een rapporttype.
4. Selecteer de afdeling of persoon om het aanwezigheidsrapport te bekijken.
5. Stel de begintijd en eindtijd in waarover de aanwezigheidsgegevens in het rapport worden weergegeven.
6. Klik op Rapport om het statistiekrapport te genereren en te openen.

Rapport regelmatig verzenden

De client ondersteunt meerdere rapporttypen en u kunt de rapportinhoud vooraf definiëren, waarna het rapport automatisch naar het door u geconfigureerde e-mailadres kan worden verzonden.

Stappen

1. Open de module Tijd en aanwezigheid.

2. Klik op Aanwezigheidsstatistieken → Rapport regelmatig verzenden.

3. Klik op Toevoegen om de pagina voor het toevoegen van een aangepast rapport te openen.

4. Stel de rapportinhoud in.

   Rapportnaam

   Voer een naam voor het rapport in.

   Rapporttype

   Selecteer één rapporttype; dit rapport wordt dan gegenereerd.

   Rapporttijd

   De te selecteren tijd kan per rapporttype verschillen.

   Persoon

   Selecteer de toegevoegde perso(o)n(en) van wie de aanwezigheidsregistraties voor het rapport worden gegenereerd.

   U kunt de geselecteerde perso(o)n(en) aan de rechterkant van het gebied Persoon bekijken.

5. Stel het schema in om het rapport automatisch naar de e-mailadres(sen) te verzenden.

   De functie E-mail automatisch verzenden is standaard ingeschakeld.

   1. Stel de Geldigheidsperiode in waarin de client het rapport op de geselecteerde verzenddatum(s) verzendt.

   2. Selecteer de Verzenddatum(s) waarop de client het rapport verzendt.

   3. Stel de Verzendtijd in waarop de client het rapport verzendt.

      Voorbeeld: Als u de geldigheidsperiode instelt op 2018/3/10 tot 2018/4/10, vrijdag als verzenddatum selecteert en de verzendtijd op 20:00:00 instelt, verzendt de client het rapport elke vrijdag om 20:00 uur in de periode van 2018/3/10 tot 2018/4/10.

      Zorg ervoor dat de aanwezigheidsregistraties vóór de verzendtijd zijn berekend. U kunt de aanwezigheidsgegevens handmatig berekenen of een schema instellen zodat de client de gegevens elke dag automatisch berekent. Raadpleeg voor meer informatie Aanwezigheidsgegevens berekenen.

   4. Voer het e-mailadres(sen) van de ontvanger in.

      Er kunnen maximaal 5 e-mailadressen worden toegevoegd. U kunt op + klikken om een nieuw e-mailadres toe te voegen.

   5. Optioneel: Klik op Voorbeeld om de e-maildetails te bekijken.

6. Klik op OK.

7. Optioneel: Nadat u het aangepaste rapport hebt toegevoegd, kunt u een of meer van de volgende handelingen uitvoeren:

   Bewerking	Beschrijving
   Rapport bewerken	Selecteer één toegevoegd rapport en klik op Bewerken om de instellingen ervan te bewerken.
   Rapport verwijderen	Selecteer één toegevoegd rapport en klik op Verwijderen om het te verwijderen.
   Rapport genereren	Selecteer één toegevoegd rapport en klik op Rapport om het rapport direct te genereren en de rapportdetails te bekijken.